Prozesse automatisieren und optimieren

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schneller suchen und finden: durch eine
einheitliche dokumentenablage

Automatisierung ergibt dann Sinn, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller – und somit geldsparender –  laufen

Schneller Suchen und Finden: Durch eine einheitliche Dokumentenablage

Es hört sich so einfach an, aber unterschätzen Sie die Auswirkungen nicht, denn es ist eine massive Erleichterung für die Mitarbeiter.

„67 Prozent von Büromitarbeitern geben an, zu viel Zeit mit dem Suchen nach Dateien zu verbringen.

Machen Sie den Test:

Schauen Sie einmal links und rechts auf die Schreibtische Ihrer Kollegen. Würden Sie hier ohne weiteres ein bestimmtes Dokument finden? Wahrscheinlich nicht, es sei denn, Sie kennen das Ablagesystem des Kollegen. Wer also ein Ablagesystem transparent gestalten möchte, kommt an deren Digitalisierung nicht vorbei.

Ganz egal, wie lang es her ist, dass ein Dokument angelegt wurde, durch die Indexierung, Verschlagwortung und Möglichkeiten wie eine Volltextsuche werden Sie es finden

Eine Datei aus Versehen in den falschen Ordner kopiert? Und jetzt finden Sie sie nicht mehr? Mit der erweiterten Suchfunktion eines DMS kein Problem. 

Automatisierte Ablagestrukturen: durch eine geordnete Ablage mit Pflichtfeldern vermeiden Sie Dunkelbuchungen, wodurch Dokumente im Normalfall nicht vogelwild, sondern strukturiert im DMS gespeichert werden.

Schnellere Prozesse: Verteilen – bearbeiten – freigeben regeln.

Sehr viele wichtige Dokumente treffen immer noch auf Papier in Ihrem Unternehmen ein. 

Mit einem DMS scannen Sie die analogen Dokumente einfach alle ein und schicken sie in einen vordefinierten Workflow. Innerhalb von Sekunden sind die Dokumente zur Bearbeitung auf dem Monitoren der betroffenen Personen

 

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Gesetzliche Richtlinien

Für die Archivierung und das Wiederfinden von Dokumenten gibt es neben der Datenschutz-Grundverordnung auch laut der aktualisierten GoBD .

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Vom Arbeitsplatz der Zukunft wünschen sich Büroangestellte vor allem eins: Mehr Flexibilität

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INFORMATIONS- MANAGEMENT

Die Kommunikation geschieht integriert an dem Ort, wo die Informationen in Form von Dokumenten gespeichert sind: in Ihrem DMS.

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Es ist keine Panikmache zu sagen, dass Ihre Daten nur dann sicher sind, wenn Sie sie in der Hand behalten.

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