Gesetzliche Richtlinien

Gesetzliche Richtlinien


Wie war das noch einmal mit dem Datenschutz?

Ein besonders sensibles Thema, so mal elektronische und analoge Dokumente sehr oft personenbezogene Daten enthalten.

Mittels DMS-Lösungen minimieren Sie die Risiken. Denn so lassen sich Dokumente nicht nur platzsparend, sicher und gesetzeskonform aufbewahrt, bei allen Daten im elektronischen Archiv kann auch klar festgelegt werden, welcher User auf ein Dokument zugreifen bzw. es teilen oder bearbeiten kann.

Für die Archivierung und das Wiederfinden von Dokumenten gibt es neben der Datenschutz-Grundverordnung auch laut der aktualisierten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) klare Regelungen für die revisionssichere Ablage von Dokumenten und E-Mails. 

Optimierte Dokumenteninfrastruktur und strukturierte Dokumentenverwaltung ermöglicht:

1. Transparente Prozesse

Wer darf welche Dokumente einsehen?

Durch eine digitale Dokumentenverwaltung lassen sich Regeln aufstellen und Zugriffsrechte vergeben. So kann klar festgelegt werden, welcher User auf ein Dokument zugreifen bzw. es teilen oder bearbeiten kann.

2. Löschfristen hinterlegen

Durch ein DMS lassen sich automatische Voreinstellungen festlegen, sodass diese Dokumente nach dem Verstreichen der Frist gelöscht werden.

3. Nachverfolgung

Mit DMS-Lösungen lassen sich bestimmte Workflows festlegen. Im Gegensatz zur E-Mail müssen Ihre Mitarbeiter die Kenntnisnahme aktiv bestätigen, was entsprechend im System hinterlegt wird. So kommen Sie Ihrer Dokumentationspflicht nach.

4. Schneller auf Versionen zurückgreifen: überschriebene Dokumente retten

Einmal nicht aufgepasst, und schnell ist ein wichtiges Dokument gelöscht, überschrieben oder im Inhalt verändert. Eine Datei auf einen älteren Stand zurücksetzen oder wiederherstellen zu können, ist in dieser Situation Gold wert

Rechtssichere E-Mail Archivierung nach GoBD

Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken: Sie sind einfach in der Handhabung und es gibt kein Papier mehr, das abgeheftet werden muss. Was so einfach und praktikabel ist, kann jedoch böse Überraschungen bereithalten, wenn die E-Mails nicht rechtskonform archiviert wurden.

Was muss archiviert werden?

Gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) sind folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröff nungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels-oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union11,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehört insbesondere jegliche nach außen gerichtete Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird.

All dies gilt auch dann, wenn diese Korrespondenz per E-Mail versendet wird. E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls archiviert werden

suchen1

Prozesse automatisieren & optimieren

eller Suchen und Finden: Durch eine einheitliche Dokumentenablage.

More
mobility

More mobility please!

Vom Arbeitsplatz der Zukunft wünschen sich Büroangestellte vor allem eins: Mehr Flexibilität

Mehr
informationsmanagement3

INFORMATIONS- MANAGEMENT​

Die Kommunikation geschieht integriert an dem Ort, wo die Informationen in Form von Dokumenten gespeichert sind: in Ihrem DMS.

mehr
hoheit

HOHEIT ÜBER DATEN BEHALTEN

Es ist keine Panikmache zu sagen, dass Ihre Daten nur dann sicher sind, wenn Sie sie in der Hand behalten.

Mehr

BMK Office Service GmbH & Co. KG

Rehland 12-14

28832 Achim

Tel.: 04202 76408-100

info@bmk-online.de

BMK Office Service GmbH & Co. KG

Ihr Bürovollsortimenter im Herzen Niedersachsens und dem Großraum Bremen.  Alles aus einer Hand – Alles von BMK